GUÍA DELPRESUPUESTADOR
Guía para el presupuestador del evento: en EventLoop todo eso se gestiona en la sección Finanzas (presupuesto, gastos, ingresos y balance).
Presupuesto
Planifica y gestiona gastos
Agregar gastos planificados Organizar por categorías Asignar responsables
Egresos
Historial de pagos realizados
Ver pagos completados Filtrar por método de pago Registrar pagos manuales
Ingresos
Ventas y recaudación
Historial de ventas Ingresos por ticket Ventas por RRPP
Resumen
Balance financiero completo
Balance proyectado Gráficos por categoría Ganancia estimada
¿Cómo acceder al Presupuestador?
Encontrá la herramienta y empezá a usarla
Ingresá al evento
Desde tu panel de organizador, seleccioná el evento donde vas a actuar como presupuestador. Necesitás tener rol de administrador o de presupuestador (en la plataforma ese rol se llama "Finanzas") para acceder.
- • Solo los administradores y organizadores tienen acceso completo
- • El rol "Finanzas" permite ver y gestionar presupuesto, egresos e ingresos del evento
Entrá a la sección Finanzas
En el menú lateral del evento, buscá la sección "Finanzas". Ahí es donde el presupuestador del evento trabaja: presupuesto de gastos, pagos realizados, ingresos por ventas y resumen con balance.
- • El ícono de Finanzas es una calculadora / gráfico de barras
- • Podés ver un resumen del balance desde el dashboard del evento
Explorá las pestañas
El módulo Finanzas tiene 4 pestañas: Presupuesto (gastos planificados), Egresos (pagos realizados), Ingresos (ventas) y Resumen (balance general).
Categorías de Gastos
Organizá tus gastos por tipo para un mejor control
Staff
Personal del evento
Seguridad, Barman, RRPP, etc.
Artistas
DJs y performers
Cachet, transporte, rider
Equipamiento
Sonido e iluminación
Alquiler, técnicos
Venue
Espacio y servicios
Alquiler, limpieza, permisos
Marketing
Difusión y publicidad
Diseño, ads, flyers
Otros
Gastos varios
Imprevistos, extras
Planificar Presupuesto
Creá y gestioná los gastos de tu evento
1. Añadir gasto
Clic en el botón azul
2. Elegir categoría
Staff, Artistas, etc.
3. Definir monto
Precio y cantidad
4. Asignar personas
Pagará y cobrará
¿Qué es el presupuesto?
En esta sección podés planificar todos los gastos de tu evento antes de que ocurran. Esto te permite tener una visión clara de cuánto dinero necesitás y cómo se distribuirá.
- • Agregá todos los gastos previstos aunque no tengas el monto exacto
- • Podés editar los montos en cualquier momento
Agregar un gasto
Hacé clic en "Añadir gasto" para crear un nuevo ítem. Debés seleccionar una categoría (Staff, Artistas, Equipamiento, etc.), ingresar el nombre o rol, precio unitario y cantidad.
- • Para Staff, podés seleccionar roles predefinidos con sueldos base
- • La categoría "Artistas" no requiere seleccionar quién cobrará
- • Podés agregar manualmente a personas que no están en el equipo
Completar los detalles
Asigná quién "Pagará" (responsable del pago) y quién "Cobrará" (beneficiario). Estos campos te ayudan a trackear los flujos de dinero del evento.
- • Si el beneficiario no está en el equipo, usá "Agregar manualmente"
- • Podés dejar estos campos vacíos y completarlos después
Estados de pago
Cada gasto tiene un estado: Pendiente (no pagado), Parcial (pago incompleto) o Pagado (completado). Podés cambiar el estado haciendo clic en "PAGAR".
- • El pago parcial te permite registrar adelantos
- • Al pagar parcialmente, el sistema calcula automáticamente lo que falta
Los gastos tienen 3 estados posibles que indican su situación:
Gestión de Egresos
Controlá todos los pagos realizados
¿Qué son los egresos?
Los egresos son todos los pagos que ya se realizaron. Esta sección muestra el historial completo de salidas de dinero, con fecha, monto, método de pago y personas involucradas.
Registrar un pago
Podés registrar pagos de dos formas: desde el presupuesto (haciendo clic en "PAGAR" en un gasto pendiente) o directamente desde Egresos con "Registrar pago".
- • Al pagar desde el presupuesto, el gasto se actualiza automáticamente
- • Los pagos directos son útiles para gastos no planificados
Métodos de pago
Cada pago tiene un método asociado (Efectivo, Transferencia, Tarjeta, Cheque o Cripto) y un origen de fondos (Dinero del Usuario o Dinero del Evento).
- • "Dinero del Usuario" significa que alguien del equipo puso de su bolsillo
- • "Dinero del Evento" son fondos ya recaudados del evento
Control de Ingresos
Seguí las ventas y la recaudación
Ventas Web
Mercado Pago online
Ventas Efectivo
Cargadas por vendedores
Ventas Puerta
El día del evento
¿Qué son los ingresos?
Los ingresos son todas las entradas de dinero al evento, principalmente por venta de tickets. Esta sección muestra el historial completo de ventas realizadas.
Tipos de ventas
Podés ver ventas web (online por Mercado Pago), ventas en efectivo (cargadas por vendedores) y ventas en puerta (día del evento). Cada una muestra quién la realizó.
- • Las ventas web tienen comisión de Mercado Pago descontada
- • Las ventas en efectivo no tienen comisión de plataforma
Vender desde aquí
El botón "Vender" te lleva directamente a la sección de venta de tickets del evento, donde podés cargar ventas en efectivo o transferencia.
Resumen Financiero
Visualizá el balance completo de tu evento
Ingresos
+ $XXX.XXX
Egresos
- $XXX.XXX
Balance
= $XXX.XXX
¿Qué es el resumen?
El resumen te da una vista completa del estado financiero del evento. Combina ingresos, egresos y proyecciones para mostrarte el balance real y esperado.
Ingresos proyectados vs reales
Verás los "Ingresos Proyectados" (si se vendiera todo) y los "Ingresos Obtenidos" (lo recaudado hasta ahora). También muestra el porcentaje de tickets vendidos.
- • El proyectado te ayuda a planificar los gastos máximos
- • Monitoreá el porcentaje de ventas para ajustar tu estrategia
Balance final
El balance muestra la diferencia entre ingresos y egresos. Si es positivo (verde), tenés ganancia proyectada. Si es negativo (rojo), estás en pérdida.
- • El balance se actualiza en tiempo real con cada venta o pago
- • Usalo para tomar decisiones sobre gastos adicionales
Gráficos de análisis
Los gráficos te muestran la distribución de gastos por categoría, permitiéndote identificar dónde se concentra el presupuesto.